Sanofi

9 SPOSOBÓW, BY NIE UTONĄĆ W MORZU KORESPONDENCJI

Poczta elektroniczna to jeden z najlepszych i jednocześnie najgorszych wynalazków wszechczasów. Może zwiększyć Twoją efektywność, lecz może też wciągnąć Cię w wir, z którego nie będziesz w stanie się wydostać, tonąc w „morzu korespondencji”. 

Niektórzy znani przedsiębiorcy i ludzie biznesu, na przykład Tim Ferriss, autor książki „4-godzinny tydzień pracy”, zalecają całkowite zrezygnowanie z e-maili. Chociaż sprawdza się to w przypadku osób, którym udało się zapewnić samodzielne funkcjonowanie firmy dzięki armii pracowników zewnętrznych, dla większości z nas życie bez e-maila jest niemożliwe. Można jednak skorzystać z 9 porad, które odrobinę ułatwią prowadzenie korespondencji elektronicznej.

1. Brak spamu. Nie wszyscy dostawcy usług poczty elektronicznej są równi. Korzystaj z tych, którzy zapewniają dokładne filtrowanie spamu, dzięki czemu nie będziesz zawracać sobie głowy niechcianymi mailami. Niewiele rzeczy jest nudniejszych od przeglądania tony wiadomości w poszukiwaniu jednej, która ma znaczenie.

2. Metoda. Przeglądaj wiadomości po kolei, z góry na dół, pojedynczo. Otwórz każdego maila i od razu się nim zajmij. Możesz: skasować wiadomość, zarchiwizować ją, szybko na nią odpowiedzieć, zapisać na liście „do zrobienia”, od razu zająć się zadaniem lub przesłać wiadomość dalej. Pamiętaj, że w każdej z opcji mail jest ostatecznie archiwizowany lub kasowany. Nigdy nie zostawiaj maili bez decyzji, co z nimi zrobić. Zajmij się nimi szybko, przechodząc od razu do następnej wiadomości. Kiedy się wdrożysz, z kilkudziesięcioma mailami poradzisz sobie w bardzo krótkim czasie.

3. Grupowanie. Niektóre sprawy wiążą się z wieloma niewielkimi zadaniami, wymagającymi krótkich maili zwrotnych, których napisanie zajmie ci 10–15 sekund. Jeżeli w ciągu dnia musisz napisać wiele takich odpowiedzi, możesz utworzyć regułę lub folder i zająć się wszystkimi od razu. Tego rodzaju „grupowanie” przydaje się szczególnie wtedy, gdy musisz obsłużyć wiele płatności lub zatwierdzić wiele podobnych wniosków w ciągu dnia.

4. Nie twórz listy „do zrobienia”. Staraj się nie mieszać swoich maili ze sprawami, które umieszczasz na liście „do zrobienia”. Jeżeli w skrzynce odbiorczej zostawisz maile wymagające działania, w końcu zaczniesz jej używać jako de facto systemu zadań „do zrobienia”. Zamiast tego zanotuj działania „do zrobienia” w zewnętrznym systemie – odrębnej aplikacji, notesie czy nawet na samoprzylepnej karteczce, a następnie zarchiwizuj wiadomość. W dalszym ciągu będziesz musiał wykonać swoje zadanie, ale teraz przynajmniej będzie ono wpisane na prawdziwą listę, a Twoja skrzynka odbiorcza nie zapełni się.

5. Reguły. Jeżeli korzystasz ze sklepów internetowych lub jesteś zapisany na listy mailingowe, szybko zauważysz, że Twoja skrzynka odbiorcza jest zalewana wiadomościami dotyczącymi różnych subskrypcji, na które nieświadomie wyraziłeś zgodę, jak i mnóstwem powiadomień i potwierdzeń. Stwórz „reguły”, które od razu będą archiwizować je we właściwym folderze, dzięki czemu będziesz mógł zająć się nimi w bardziej logiczny sposób. Jeżeli reguły wydają Ci się skomplikowane, możesz zawsze założyć dodatkową skrzynkę mailową, której będziesz używać wyłącznie do subskrypcji.

6. Najczęściej zadawane pytania. Jedną z metod unikania wiadomości zawierających częste lub powtarzające się pytania, jest utworzenie na stronie firmowej sekcji z najczęściej zadawanymi pytaniami (FAQ) w oparciu o sprawy, o które zwykle pytają klienci. Nawet jeśli będziesz nadal otrzymywać wiadomości z tymi samymi pytaniami, zamiast tracić czas na odpowiedź, możesz po prostu skierować nadawcę maila do strony internetowej. Z pewnością zauważysz, że po stworzeniu dobrej sekcji FAQ Twoja skrzynka mailowa będzie znacznie mniej obciążona.

7. Dla odważnych... Nie bój się kasować i archiwizować maili. Zadaj sobie pytanie: „Co najgorszego może się stać?” Jeżeli odpowiedź nie budzi Twojego przerażenia, po prostu skasuj wiadomość i idź dalej. Nie możesz odpowiedzieć na wszystkie maile, dlatego wybieraj tylko te ważne.

8. Niewiele słów. Kiedy już przefiltrujesz maile i wybierzesz te, na które chcesz odpowiedzieć, nie marnuj swojej ciężkiej pracy, pisząc rozwlekłe odpowiedzi na każdą wiadomość. Ogranicz się do maksymalnie pięciu zdań i pamiętaj, że dobrze jest wypunktować treść. Dbaj o to, aby Twoje wiadomości były krótkie i na temat – będziesz zaskoczony, o ile bardziej Twój przekaz stanie się jasny i celny.

9. Niczego nie pomijaj. Grupowanie podobnych maili pomaga w szybszym zajęciu się nimi, dlatego podobne podejście powinieneś przyjąć w odniesieniu do całej swojej korespondencji mailowej. Po otwarciu skrzynki od razu na dobre zajmij się wszystkimi wiadomościami. Przyjmij zasadę: Nie pomijaj żadnego maila. Rozpraw się z każdym!

TELL YOUR STORY

Fill in the form below and submit it to the Pharmaton® team.

Tell us about yourself:

By submitting this story I consent to its content being adapted
and published on the Pharmaton® website.
*MANDATORY FIELDS